Menggunakan Mail Marge Di Open Ofice

Membuat Mail Merge:

1. Memulai membuat mail merge dengan memilih menu tools -> mail merge wizard.

2. Setelah itu akan muncul dialog box yang akan menyajikan pilihan untuk menggunakan document yang sudah ada atau membuat document baru.

3. Disini kita pilih “use the current document” lalu kita pilih letter karena kita akan membuat surat yang dapat di print massal.

4. Setelah itu kita pilih “ Select Address List” untuk memasukkan data yg akan dipakai. Lalu kita pilih create karena kita belum mempunyai database yg akan digunakan.

 Setelah kita klik create maka akan muncul dialog box untuk memasukkan data2 yang dibutuhkan. Jadi isilah kolom2 yang diperlukan saja. Setelah pemasukan perta selesai maka pilih new untuk memasukkan data baru, ulangi langkah ini terus menerus sampai kita selesai memasukkan data. Jika kita sudah memasukkan data kita pilih OK dan simpan data tersebut dengan nama yang kita inginkan. Setelah selesai penyimpanan maka kita akan muncul kembali ke dialog box awal di posisi step ke 3.

Ceklist di nomer 2 kita hilangkan agar kita bisa mengatur pada tampilan nantinya. Begitu pula ceklist pada dialog box berikutnya(step 4).

5. Pada step ke 6 (step ke 5 otomatis dilewatkan) kita akan edit secara manual agar letak dari data sesuai yang kita inginkan. Caranya dengan pilih “Edit document” lalu kita akan masuk di dalam lembar kerja Open Office dan kita pilih insert→Fields→Other

6. Lalu akan muncul Kotak dialog Fields. Kita pilih tab Database, pilih type Mail merge filds. Lalu pada database selection pilih data dengan nama file yang tadi kita simpan. Gunakan mouse untuk meletakkan pointer secara manual sebagai tempat meletakkan field. Setelah kita selesai menginsert field2 ditempat yang kita inginkan, close dialog box. Kemudian klick “Return to Mail Marge Wizard” untuk kembali ke dialogbox mail merge.

Didalam dialogbox mail merge anda bisa memeriksa hasilnya di bagian Priview (dibagian nomer 1). Jika dirasa sudah cukup maka kita bisa melanjutkannya dengan klik next.

7. Pada dialogbox berikutnya adalah dialogbox terakhir yaitu untuk menyimpan, mengeprint, dan mengirim document. Dalam penyimpanan kita dapat memilih antara menyimpan data asli atau data setelah di mail merge. Jika kita memilih untuk mencetak kita juga akan diberikan 2 pilihan yaitu mencetak dalam bentuk file perhalaman atau mencetak langsung ke kertas. Jika mencetak langsung ke kertas maka yang tercetak akan sebanyak jumlah data yang dipakai di mailmerge tadi.